ACCESS

Microsoft Access, también conocido como MSAccess, es un Sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.

CREAR BASE DE DATOS

Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.

Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.

Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podrá abrir el archivo.

Crear una base de datos en Access con plantillas

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y enseguida se mostrarán las plantillas disponibles.